Werk

Wat gebeurt er als uw bedrijf remote gaat en u moet plotseling in verschillende tijdzones kunnen werken? En als uw HR-team een bedrijfscultuur in de cybersfeer moet creëren, maar niet weet hoe? De rol van IT is aan het veranderen.

Eric Johnson

29 september 2021 | Leestijd: 6 min.

Dit artikel delen

Het begon met een lockdown van twee weken. Bedrijven in bijna elke branche hebben zich ingespannen om werknemers uit te rusten met tools om een "poosje" thuis te werken. Maar de weken werden jaren, snelle oplossingen werden langdurig en plotseling hadden bedrijven een infrastructuur waarmee werknemers overal konden werken. En bedrijven vroegen zich af, "waarom werven we niet internationaal?"

Bovendien hebben landen over de hele wereld onlangs hun grenzen geopend voor digitale werknemers en bieden ze nu huizen aan, speciale visa en andere incentives om avontuurlijke professionals te lokken. Mede dankzij de internationale werving zijn bedrijven niet langer alleen op bepaalde plekken gevestigd, maar werken ze nu wereldwijd, in verschillende tijdzones en volledig op afstand. IT moet daardoor een nieuwe manier van werken ontwikkelen die past bij dit model.

In de Verenigde Staten waar 70% van het kantoorpersoneel volledig op afstand werkt, heeft IT de operationele activiteiten volledig opnieuw moeten vormgeven. Ik ben zelf IT-leider, en ik zie nu al drie gebieden waar de veranderingen ingrijpend en invloedrijk zullen zijn: de digitale werknemerservaring, asynchroon werken en automatisering. Op deze gebieden geloof ik dat teams zoals de mijne de weg zullen wijzen naar een nieuwe manier van werken.

In 2021 kwamen er berichten in het nieuws over The Great Resignation (de grote vertrekgolf/ontslagneming). Een golf van werknemers die ontslag namen als gevolg van burnout, frustratie, of nieuwe kansen. Uit een onderzoek van Momentive bleek dat één op de vier mensen overweegt om in de komende zes maanden ontslag te nemen en Gallup meldde dat betrokkenheidspercentages van werknemers historisch laag zijn, namelijk tussen de 20 en 30% in de VS en Canada. In bijna elke sector is werknemerservaring nu een topprioriteit voor bedrijven. In het verleden zou dit een probleem zijn geweest voor HR. In 2021 is dit ook een probleem voor IT.

Mensen hebben geen fysieke contactmomenten meer zoals bedrijfsuitjes, kantoorcultuur, of zelfs persoonlijke ontmoetingen, om ze te verbinden met hun collega's of werkgever. Dit betekent dat ze betrokken moeten worden via technologie. IT en HR moeten dus nog beter afgestemd worden, om te begrijpen hoe ze een virtuele cultuur kunnen ondersteunen.

Veel organisaties hebben gezien dat flexibele werktijden, de mogelijkheid om te verhuizen en toegang tot de nieuwste samenwerkingsoplossingen, krachtige incentives zijn om werknemers te behouden. Samen met hun IT-teams moeten ze systemen bouwen die een geweldige virtuele werknemerservaring ondersteunen. En het heeft haast. Anderen gebruiken virtuele evenementen om werknemers betrokken te houden en maken gebruik van tools als Sendoso, een cadeauplatform, of Bonusly, waarmee werknemers elkaar mini-bonussen kunnen geven. 

Bedrijven moeten ook softwareoplossingen vinden om regelmatig feedback te verzamelen van deze nieuwe internationale werknemers. Zo houden ze bij hoe betrokken en productief de werknemers zijn en kan de werknemerservaring doorlopend worden verbeterd. Mogelijk zijn er in bepaalde landen of culturen gevoeligheden of speciale behoeften waar HR-teams niet van op de hoogte zijn. Of er zijn zorgen over diversiteit, gelijkheid en inclusie. Ook hier moet IT ondersteunend zijn. 

Bij elk initiatief moet IT de zorgen over privacy en veiligheid van elke locatie van werknemers in acht nemen, nadenken over hoe elke nieuwe oplossing bij de rest past en ervoor zorgen dat de gegevens effectief worden opgeslagen en georganiseerd voor de doelen van het bedrijf. Het klinkt misschien niet logisch, maar de werknemerservaring is een IT-prioriteit geworden. 

Eén van de grootste uitdagingen van het nieuwe internationale personeelsbestand is dat bijna iedere werknemer op afstand persoonlijk te maken heeft gehad met conflicterende tijdzones. De manier waarop de meeste bedrijven werken is dat de meeste werknemers elke week urenlang vergaderen (tot wel 15% van de tijd, volgens een onderzoek in de Harvard Business Review.) Een verspreid personeelsbestand kan het plannen van meetings waarbij iedereen aanwezig kan zijn, extreem frustrerend maken.

Ook ontdekte het onderzoeksteam van Momentive dat 74% van de werknemers het gevoel heeft "dat het ook met een e-mail had gekund". Dat gevoel komt u waarschijnlijk bekend voor. Het lijkt mij helder dat het voornamelijk zaken doen via meetings niet haalbaar is. In plaats daarvan moeten we asynchroon gaan werken. Mensen werken samen aan projecten op hun eigen tijdstippen, afhankelijk van hun eigen schema. 

Stelt u zich voor dat werknemers een eenvoudige bot konden gebruiken voor een antwoord op hun vragen, in plaats van te moeten vergaderen. Of dat ze toegang hebben tot een interne database voor nieuwe hulpmiddelen en ideeën kunnen delen op een virtueel krijtbord. Elke afdeling en zelfs individuele teams, kunnen beschikken over deze oplossingen.

Ik denk dat dit nog maar het begin is van innovatie op dit vlak, maar het zal zich steeds verder ontwikkelen naarmate het internationale werknemersbestand groeit. Daarom heeft IT hier een kans om te beslissen hoe organisaties de manier waarop ze werken opnieuw kunnen vormgeven. 

Er zijn veel verschillende samenwerkingsoplossingen die asynchroon werken mogelijk maken. Ze moeten afzonderlijk worden geëvalueerd op basis van de doelen van een bedrijf, de bestaande oplossingen en het beschermen van gegevens en privacy. De overstap naar asynchroon werken creëert ongetwijfeld veel meer huiswerk voor IT-teams die hun werk goed willen doen. Maar het zorgt ook voor een veel effectievere manier van wereldwijd zakendoen. 

Automatisering is een beladen onderwerp. En terecht. De overstap naar algoritmen om een menselijke beoordeling te vervangen door een zwarte doos kan blinde vlekken creëren en vooringenomenheid laten voortbestaan. Maar automatisering is ook de onvermijdelijke kracht van de toekomst. En als bedrijven er zorgvuldig mee omgaan, kunnen ze veel flexibeler en op schaal handelen.

Automatisering is van essentieel belang wanneer de globalisatie volledig effect krijgt. Als manier om volgende stappen in projecten te starten, werknemers met elkaar te verbinden en te communiceren, en contact te houden met klanten, ondanks verschillende tijdzones. IT moet leren hoe ze geautomatiseerde oplossingen kunnen evalueren en onderscheid kunnen maken tussen "goede" automatisering (waardoor mensen effectiever kunnen werken) en "slechte" automatisering (de zwarte doos).

Fabrizio Biscotti, vicepresident Onderzoek bij Gartner, zei onlangs, “Hyperautomatisering is veranderd van een optie tot een overlevingsvoorwaarde. Organisaties hebben meer IT en automatisering van bedrijfsprocessen nodig nu ze hun plannen voor digitale transformatie moeten versnellen in de digitale wereld post-COVID-19." Ik ben het met hem eens. Het omarmen van automatisering is niet langer optioneel.

Als IT-teams willen slagen, moeten ze nadenken over wat hun bedrijf kan automatiseren en welke gevolgen automatisering heeft op verschillende onderdelen van het bedrijf. 

Tijdens de opkomst van IT in de jaren 70 van de vorige eeuw, draaide het er vaak alleen maar om dat alle computers functioneerden. Naarmate informatiebeheer steeds belangrijker werd voor het bedrijfssucces, werd IT steeds belangrijker en een onderdeel van operationele activiteiten, strategie en zelfs producten. 

Tegenwoordig werken de meeste werknemers op afstand en is IT de basis waarop bedrijven zijn gebouwd. Ik ben zeer benieuwd om te zien wat we in de toekomst kunnen opbouwen. 

Eric Johnson is Chief Information Officer bij Momentive.